Aus der Praxis: Simplify SAP EH&S

App-basierte Lösung zur effizienten Verwaltung von Studiendaten und Studienberichten in SAP

Wie eine effiziente Verwaltung von Studiendaten und -berichten in SAP die Qualität sichert und Zeit und Kosten spart. Anhand des Projekts ESIMS (Evonik Substance Information Management System) beschreiben Dr. Kai Blumbach, Head of Hazard & Risk Management der Evonik Operations GmbH (Division Nutrition & Care) und Cedric Schonard, Experte der CLC xinteg GmbH den Weg von Insel-Landschaften hin zu einer sicheren, anwenderfreundlichen und unternehmensweiten Lösung.

Moderne Unternehmen arbeiten heute mit intuitiven Business-Apps, die die Anwender bei der Datenbankpflege und Datenverwaltung unterstützen. Auf dem Weg dorthin ist es notwendig, historisch gewachsene und technologisch veraltete Insellösungen in zukunftssichere Systeme zu überführen.

Simplify SAP EH&

„Last but not least war das Projekt auch vom wirtschaftlichen Standpunkt aus gesehen ein voller Erfolg.“

Dr. Kai Blumbach, Evonik Operations GmbH

Herr Dr. Blumbach, wie war die Ausgangssituation, bevor Sie, gemeinsam mit der CLC xinteg GmbH, die Weichen für das ESIMS (Evonik Substance Information Management System) gestellt haben?

Evonik hat sich auf die Fahne geschrieben, das Leben besser zu machen, Tag für Tag. Dieser Devise folgen wir natürlich auch innerhalb des Konzerns. ESIMS sollte eine zukunftsfähige SAP-integrierte Lösungsplattform sein, in der alle sicherheitsrelevanten Daten wie Studienberichte, Ergebnisse und Metadaten zu Substanzen abgelegt und verwaltet werden können. Und zwar auf einem direkten Weg. Die bisher existierenden isolierten Insel-Landschaften mit all ihren Nachteilen sollten abgeschafft und durch intelligente Business-Apps ersetzt werden. Über Division-Grenzen hinweg sollten hier alle sicherheitsrelevanten Daten zu Substanzen verwaltet werden können.

Wie sahen die Projektschritte im Einzelnen aus? Und welche Ergebnisse konnten Sie erzielen, Herr Schonard?

Alle relevanten Daten aus verschiedensten Alt-Datenbanken wurden zusammen mit den EH&S Experten der Consilio GmbH in eine Plattform integriert und migriert, sodass ESIMS jetzt als moderne Anwendung an das SAP EH&S System angebunden ist. Mithilfe der CLC-PADD® Lösungssuite wurden im EVONIK SAP System intelligente Business-Apps installiert, die eine einfache und effiziente interdisziplinäre Zusammenarbeit von Wissenschaftler:innen, Toxikologinnen und Toxikologen ermöglichen, wie u. a. Studien sicher, effizient und schnell anzulegen und zentral zu verwalten. Ein umfassender Berechtigungsschutz sichert dabei den Zugang der Mitarbeiter:innen einzelner Divisions. Somit sind Compliance und Sicherheit zu jeder Zeit gewährleistet.

Herr Dr. Blumbach, wie beurteilen Sie die neu geschaffene Lösung?

Vorweg ein großes Lob an alle Projektbeteiligten. Gemeinsam haben wir, in nur zwei Monaten, eine hervorragende Lösung geschaffen. ESIMS ist jetzt ein unternehmensweit übersichtliches System, in welches Daten aus verschiedenen Quellen migriert wurden, und mit der gleichen Systematik an einem zentralen Ort zu pflegen sind. Genauer gesagt, erlaubt uns die Anbindung via CLC-PADD® an das SAP EH&S, alle Daten mit direkter Schnittstelle verlustfrei und schnell weiter zu verwerten. Das sichert unseren hohen Qualitätsanspruch und spart sehr viel Zeit. Unsere IT betreut nur noch ein Tool, das SAP Add-on CLC-PADD®, was die Supportkosten maximal reduziert.

Sensible, sprich vertrauliche Daten wie Studien, die größtenteils auch einen hohen finanziellen Wert für Evonik darstellen, waren früher in teilweise „selbstgestrickten“ Tools abgelegt. Heute befinden sie sich in einem Sicherheitsumfeld mit SAP Standard, und sind nicht ungeschützt über externe Zugänge erreichbar.

Auf einen Blick und über Division-Grenzen hinweg, lässt sich sofort erkennen, welche Studien mit welcher OECD-Guideline durchgeführt wurden. Produkte oder Substanzen können problemlos zwischen Divisionen ausgetauscht werden: Wir ändern einfach mit einem Klick deren organisatorische Zuordnung und die Substanz „wandert“ in die neue Betreuung. Früher hätte das langwierige Übergabegespräche und schleppenden Dokumententransfer bedeutet. Jetzt wird einfach ein Feld geändert und die Substanz erhält einen neuen Besitzer.

Welche positiven Erkenntnisse nehmen Sie aus dem gemeinsamen Projekt mit der CLC xinteg noch mit, Herr Dr. Blumbach?

In einem Satz ausgedrückt: Insel-Landschaften und Silo-Denken sind für Evonik Geschichte. Die vertrauensvolle Zusammenarbeit hat uns alle über die Division-Grenzen hinweg sehr viel enger zueinander gebracht. Entstanden ist eine gemeinsame Sicht darauf, wie wir Daten und Metadaten, die zu einer Studie gehören, zukunftssicher ablegen. Außerdem folgen wir jetzt einem 

klugen Weg zur Weiterverarbeitung unserer Daten. Last but not least war das Projekt auch vom wirtschaftlichen Standpunkt aus betrachtet ein voller Erfolg. Wir sind sehr zufrieden mit dem neuen, anwenderfreundlichen und in jeder Hinsicht sicheren ESIMS, und befinden uns bereits in den nächsten Projekten mit der CLC xinteg, wie beispielsweise der Ablösung einer bestehenden Oracle-Datenbank zur Registrierung von Stoffen gemäß der REACH-Verordnung.