Success Story
Vom dokumentbasierten Workflow zum konfigurierbaren End-to-End-Prozess
Der Fokus beim gemeinsamen CLC-Projekt mit dem Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V. (DAAD) war von Beginn an klar: Die Verbesserung der Dienstleistung und Usability für den Stipendiaten und die optimale Antragserfassung vom Absenden bis hin zur Nachbearbeitung. Als einer der weltweit größten Förderorganisationen für den internationalen Austausch von Studierenden und Wissenschaftlern wird dem DAAD in diesem Bereich eine besondere Verantwortung zuteil.
Dort, wo viele Antragssteller viele Formulare ausfüllen und einreichen, wächst der Zeit- und Kostenaufwand erheblich, wenn die „Formularfluten“ bearbeitet werden müssen. Besonders bei großen Antragsmengen verschiedenster Quellen wird es eines Tages für die Sachbearbeiter nahezu unmöglich, den Überblick zu behalten. Der DAAD identifizierte zudem, dass die Bewerberzahl hauptsächlich rückläufig wurde, weil die Dokumentvorlage nicht mehr zeitgemäß erschien – gewünscht wurde sich eine Lösung in Form einer modernen App, die in das führende SAP-System implementiert wird. Dafür hat der DAAD bei CLC xinteg einen kompetenten Partner gefunden.
Welche Aufgaben hat der DAAD?
Zu den wichtigsten Tätigkeiten des DAAD gehört nicht nur die Vergabe von Stipendien sowie die Förderung der Internationalisierung der deutschen Hochschulen und der Forschung. Auch die Stärkung der Germanistik und der deutschen Sprache im Ausland ist ein weitreichender Arbeitsbestandteil der Mitarbeiter. Ebenfalls zählen die Unterstützung von Entwicklungsländern beim Aufbau leistungsfähiger Hochschulen und die Präsenz als Nationale Agentur für europäische Hochschulzusammenarbeit zum Aufgabengebiet der zentral in Bonn ansässigen Institution. Insgesamt hat der DAAD seit 1950 an 17 weltweit vertretenden Außenstellen rund 1.545.000 Menschen gefördert, im Jahr 2019 waren es 85.078 Förderungen.
Ziele & Anforderungen des Projektes
Bei der detaillierten Bestandsaufnahme des Oberzieles „Verbesserung der Dienstleistung für den Stipendiaten und der Abbau technologischer Hürden“ entstanden nach und nach fein definierte Anforderungen:
Implementierung einer modernen Anwendung mit einer besseren Usability
Generierung einer Webapplikation, die geräteunabhängig nutzbar ist
Ablösung der bisherigen Dokumentbasierten Antragszenarien
Integration in die bestehende Verarbeitungssoftware im SAP
Nutzen & Vorteile
Ziemlich zeitnah nach der Projektumsetzung ließen sich die ersten positiven Effekte beim Workflow erkennen und benennen:
Die Bearbeitungsgeschwindigkeit der Anträge erhöhte sich schlagartig
Die deutlich bessere Usability für den Antragsteller macht das Ausfüllen erheblich einfacher
Die Datenqualität durch geführte Anwendungen wurde für den Sachbearbeiter effektiv optimiert
Die zeitgemäße und moderne Außendarstellung, angepasst an das bestehende DAAD-Design, konnte auf Basis des SAP-Fiori Standards realisiert werden
Dynamische Formularanwendungen als Workflow-Tuner
Der bisher überwiegend Word- und PDF-basierte und wenig automatisierte Prozess wird nun durch die dynamische Webapplikation CLC-PADD® S Suite+ vollständig abgebildet. Die CLC-PADD® S Suite+ basiert auf dem SAP Fiori Standard. Die dynamische Formularanwendung optimiert die Datenqualität, bietet eine deutlich bessere Usability für die Bewerber sowie die Sachbearbeiter und erhöht die Bearbeitungsgeschwindigkeit deutlich. Zudem sorgt sie für eine zeitgemäße Außendarstellung. Für die Seite der Sachbearbeitung besonders wichtig: Änderungen an den Formularen können einfach und schnell durch reine Konfiguration und ohne Programmierung durchgeführt werden.
Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V. (DAAD)
Der Deutsche Akademische Austauschdienst e.V. (DAAD) ist eine der weltweit größten Förderorganisation für den internationalen Austausch von Studierenden und Wissenschaftlern. Neben der Zentrale in Bonn unterhält der DAAD ein Netzwerk von Außenstellen und Informationszentren weltweit.
BRANCHE
Förderorganisation, getragen u.a. durch
Bundesmittel verschiedener Ministerien
STANDORT
Zentrale
53175 Bonn
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