Digitale Personalakte innerhalb des SAP-HCM-Systems

Viele Organisationen setzen bereits SAP Human Capital Management für HR-Kernfunktionen ein, so auch einer unserer Kunden aus dem öffentlichen Sektor. Die dort bereits produktive systemische Verwaltung von Personaldaten wird nun auch um eine digitale Personalakte erweitert, die alle personenbezogenen Daten und Dokumente geordnet zusammenfasst.

Folglich entsteht eine Verschlankung der bestehenden Prozesse insbesondere im Hinblick auf die Zusammenarbeit mehrerer Schnittstellen in der Personalarbeit. So wird eine Ökonomisierung und Ökologisierung in der Bearbeitung von Personaldaten erreicht.

Die Übersichtlichkeit der personenbezogenen Daten gehört genauso zu den Vorteilen, wie ein differenziertes Berechtigungskonzept, um so u.a. die Anforderungen im Bereich Datenschutz zu gewährleisten. Eine deutliche Effizienzsteigerung wird durch die Möglichkeit einer

gleichzeitigen Bearbeitung der Vorgänge durch verschiedene Teilbereiche sowie eine automatisierte Aktenanlage bei Neueinstellung erreicht. Zusätzlich wird eine Suche über Dokumente hinweg möglich sein, Dokumentenvorlagen werden implementiert sowie eine umfassende E-Mail-Integration gewährleistet.

Neben den vollständig digital abgebildeten Vorgängen wird auch künftig eine durchgängige Bearbeitung von Verträgen, die noch eine „nasse Unterschrift“ benötigen, möglich sein. Diese Verträge können, versehen mit einem Barcode, aus dem SAP-System gedruckt und nach erfolgter Unterschrift über einen Scan der Akte wieder automatisch zugeordnet werden.

Somit wird künftig eine ganzheitliche Sicht auf das Personalmanagement die Arbeit für Personaler erleichtern und damit Prozesskosten senken. Zudem wird für Mitarbeiter die Einsichtnahme in deren Personalakte vereinfacht.