Warum ist ein intelligentes Lieferantenmanagement so wichtig?

Warum ist ein intelligentes Lieferantenmanagement so wichtig?

Besonders bei einem großen Lieferantenstamm, vielen verschiedenen Zukaufteilen und komplexen Produktionsvorgängen ist es enorm wichtig, den Überblick zu behalten. Ein direkt im ERP abgebildetes intelligentes Lieferantenmanagement kann dabei helfen, sämtliche Bestellvorgänge und zugehörige Rechnungsstellungen zu überwachen und den Arbeitsaufwand der Fachbereiche erheblich zu erleichtern.

Die in einem ERP-System vorhandenen Daten nehmen im Laufe der Zeit erheblich zu: Die Stammdaten bei Materialen und Lieferanten wachsen durch die Entwicklungen im Unternehmen selbstverständlich mit. Zusätzlich wird das Wissen immer wichtiger, in welcher Form mit welchen Lieferanten zusammengearbeitet wird. Wie ist die Qualität der Ware? Wie steht es um die Lieferzuverlässigkeit? Welcher Lieferant hat sich in den letzten Jahren bewährt, welcher hat vielleicht sogar Vereinbarungen nicht 

eingehalten und den Prozess gefährdet? Zu wissen, welcher Lieferant welches Bauteil zu welchen Konditionen liefert, ist darüber hinaus auch noch ein echter Wettbewerbsvorteil.

Ein intelligentes Lieferantenmanagement schafft Transparenz

Aus diesen Gründen wuchs in den letzten Jahren die Bedeutung eines intelligenten Lieferantenmanagements, das auf diese Fragestellungen schnell und zielsicher Antworten liefern kann. Die Wichtigkeit der IT hat zudem gleichbedeutend zugenommen: Die Verknüpfung von Daten zwischen Kunden und Zulieferer ist genauso wichtig geworden wie die interne Analyse.

Und dies ist nicht nur ein „Bauchgefühl“: Das BME (Barometer Elektronische Beschaffung) hat im Jahr 2019 durch eine Umfrage herausfinden können, dass die Digitalisierung der klassischen Beschaffungsprozesse in sämtlichen Unternehmen verstärkt Einzug hält. Die Umfrage hatte zum Ziel, den aktuellen Stand der Digitalisierung sowie zukünftige Entwicklungen in ausgewählten Bereichen des Einkaufs und des Supply Chain Managements zu untersuchen. Besonders interessant bei den 

Ergebnissen: Deutlich an der ersten Stelle bei den Investitionen stehen Tools für das Lieferantenmanagement, 92,4% der Befragten aus sämtlichen Branchen sehen den Einsatz von intelligenten Lösungen für das Lieferantenmanagement als zwingend notwendig an.

Wichtige Vorteile eines intelligenten Lieferantenmanagements

Lieferanten zu bewerten, doppelte Datensätze zu ermitteln und die eigenen Warengruppen zu vernetzen sind mitunter bedeutende Vorteile, die ein intelligentes Lieferantenmanagement mit sich bringt.

1. Die Möglichkeit der Lieferantenbewertung

Hat man nun im Verlauf mit einigen Lieferanten Erfahrungen sammeln können, lassen sich nach internen Vorstellungen Rückschlüsse auf die Qualität der Lieferantenbeziehung ziehen. Abbilden lassen sich diese ganz einfach anhand von Bewertungen, die den Lieferanten innerhalb des Systems ranken. Diese intelligenten Bewertungsmechanismen sind nicht nur wichtig, um den Lieferanten einzuordnen, sondern auch um Transparenz zu schaffen.

Die Möglichkeiten zur Bewertung sind dabei selbst definierbar: Per App lassen sich anhand fragebogengestützter Prozesse simpel und schnell Bewertungen durchführen. Das ist einfach und schnell realisierbar und macht den Lieferanten Abteilungsübergreifend transparent. Auch Gewichtungen innerhalb der Bewertungskriterien sind möglich, sodass die Ergebnisse auch untereinander noch einmal auf einem erweiterten Niveau verglichen werden können.

So hat CLC zum Beispiel bei einem großen städtischen Energieversorger eine App-basierte Lieferantenbewertung im SAP-ERP implementiert. Projektleiter Cedric Schonard ist überzeugt, dass die App zuverlässig einen Überblick über die Lieferantenauswertungen liefert. In Vorbereitung auf die Implementierungsphase

konnte der Auftraggeber die für ihn wichtigen Kriterien selbst im Vorfeld definieren. Darunter fielen unter anderem folgende Fragen:

• Wie war der Projektverlauf insgesamt?
• Wie war die Abstimmung mit dem Lieferanten?
• Wie war die Qualität der Belieferung?
• Wurde zuverlässig geliefert und Aussagen eingehalten?

2. Die Ermittlung von Dubletten

Mit steigender Anzahl an Auftragsabwicklungen kann der Fall eintreten, dass Lieferanten unbeabsichtigt doppelt im System angelegt werden. Manchmal fehlt es an der Zeit, wenn schnell ein Auftrag angelegt werden muss oder die ungewollte Doppelung geschieht aus einem anderen Grund. Im Zuge eines intelligenten Lieferantenmanagement ist es möglich, doppelte Lieferantenstammdaten zu ermitteln und diese entweder zu löschen oder zu bereinigen. Werden Dubletten während eines laufenden Projektes identifiziert, können diese Erkenntnisse auch gesammelt und später in Summe bereinigt werden.

Doppelte Stammsätze sorgen nicht nur für deutliche Mehraufwände in den Arbeitsprozessen – eine gute Datenqualität unterstützt zudem die reibungslose, digitalisierte und somit auch kostensparende Rechnungsstellung und Compliance. Somit sind „saubere“ Stammdaten auch für die Finanzbuchhaltung von enormer Wichtigkeit.

So konnte CLC bei einem namhaften Automobilzulieferer im Verlauf eines Kundenprojektes die Dubletten über einen mehrstufigen Genehmigungsprozess ermitteln und die Stammdaten bereinigen. „Solch ein Genehmigungsprozess beteiligt sämtliche Abteilungen, die mit dem

 Lieferanten im System arbeiten. Hierbei wird detailliert geprüft, ob die Dublette gelöscht werden darf. Ist das der Fall, werden die Datensätze kontrolliert entfernt und somit die Datenqualität im ERP wieder erheblich gesteigert“, so Schonard.

3. Vernetzung über Warengruppen

Dass durch ein strategisches Lieferantenmanagement auch die Zuordnung über Warengruppen möglich wird, macht es den Einkaufsprozess noch einmal deutlich einfacher. Das betrifft nicht nur die Suche eines geeigneten Ersatzlieferanten, wenn der gewohnte Zulieferer nicht in der Lage ist, die Ware zu liefern, sondern unterstützt auch die Lieferantensuche für neue Produkte und Warengruppe erheblich.

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Auch die Existenz von bestehenden und laufenden Verträgen kann hierbei überprüft werden, da hier oftmals Optimierungspotential verschenkt wird. Sind die Konditionen des bisherigen Lieferanten deutlich teurer als die eines vergleichbaren Zulieferers, lassen sich hier schnell Einsparmöglichkeiten ermitteln.

Während der Betreuung des großen städtischen Energieversorgers wurde die Wichtigkeit der vernetzten Warengruppen in der Praxis ersichtlich. „Bei der Planung für ein Straßenbauprojekt war zu einem bestimmten Zeitpunkt das Lieferantennetz so ausgelastet, dass nicht mehr mit den Stammlieferanten gearbeitet werden konnte“, erzählt Schonard. Durch die digitale Lieferantenakte konnte das Unternehmen jedoch zügig auf einen alternativen Lieferanten umschwenken, ohne den geplanten Baustart zu gefährden.

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