SAP S/4HANA – Business Document Transition

Beratungspaket: Business Document Transition

So lassen sich Dokumente zuverlässig in S/4HANA überführen

Wenn Sie gerade vor der Neusortierung bestehender Prozesse stehen, dann sollten Sie sich vorab einen klaren Überblick über Art und Umfang der Business Dokumente im System verschaffen.

Dokumente die an Ihren Geschäftsobjekten abgelegt wurden, werden häufig bei einem Wechsel auf S/4HANA übersehen. Selbst wenn Sie entscheidend für die Geschäftsprozesse sind.

Beginnen Sie jetzt mit der Analyse und den Vorbereitungen zur Überführung Ihrer Business Dokumente. So vermeiden Sie Risiken während der Umsetzung und profitieren von den klaren Vorteilen einer Analyse.

Vorteile einer Analyse

  • Unstrukturierte und schwer zu findenden Dokumente können berücksichtigt werden
  • Dubletten lassen sich sinnvoll überführen
  • Dokumente, die bislang über die generischen Objektdienste an Geschäftsobjekten abgelegt wurden, können mit einbezogen werden
  • Enorme Systementlastung und hohe Kosteneinsparungen durch die Reduzierung physisch abgelegter Dokumente

Wir beraten Sie gerne!

Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Erstgespräch zum Beratungspaket “SAP S/4HANA – Business Document Transition”.

Beratungspaket: Business Document Transition
SAP S/4HANA

Das beinhaltet eine CLC Analyse:

Schritt 1: Analyse Ihrer Business Dokumente

Schritt 2: Analyse Ihrer physischen Ablageorte

Schritt 3: Verwendungsanalyse Ihrer Dokumente

Schritt 4: Moderne Usability mit dem SAP Attachment Service für Ihre Fiori Apps

Schritt 5: Ihre Road Map für eine erfolgreiche S/4HANA Transition

Schritt 1: Analyse Ihrer Business Dokumente

Mit unserem Analysetool erstellen wir Ihnen eine umfangreiche Statistik über Ihre Business Dokumente und beantworten relevante Fragen: 

  • Wie viele Dokumente sind an den zentralen Geschäftsobjekten im System abgelegt?
  • Über welche Dateigrößen verfügen diese Dokumente?
  • Was sind die zentralen Objekte, an denen die Dokumente abgelegt sind?
  • Welche Anlagekategorien werden hauptsächlich genutzt (ArchiveLink, Business Document Service, Business Communication Service usw.)?
  • Lassen sich über die Dateinamen weitere Aussagen über die Dokumentarten ableiten?
  • Gibt es Key User, die den Großteil der Dokumente ablegen?

Nach dieser ersten Analyse können wir gezielt die Ablage von Dokumenten an Ihren Geschäftsobjekten unterbinden und somit optimieren. 

Schritt 2: Analyse Ihrer physischen Ablageorte 

Die umfassende Analyse Ihrer Dokumente besitzt auch eine oftmals unterschätzte physikalische Komponente. Im zweiten Schritt analysieren unsere Experten die in Ihrem System implementierten Ablageorte und beleuchten unter anderem folgende Aspekte: 

  • Wo und in welcher Form werden Ihre Dokumente abgelegt?
  • Gibt es Dateien, die physisch auf der Datenbank gesichert werden?

Im Anschluss übermitteln wir Ihnen ein klares Bild der Archivlandschaft und weisen auf Optimierungspotenziale hin, mit denen Sie Kosten sparen und die Performance steigern können.  

Schritt 3: Verwendungsanalyse Ihrer Dokumente 

Im nächsten Schritt analysieren wir die Verwendung Ihrer Business Dokumente innerhalb der Geschäftsprozesse. Weil Dokumente oft mehrfach auch an anderen Stellen in Ihrem System, zum Beispiel im SAP Folders Management, verwendet werden. Aus diesem Grund betrachten wir die weiteren Verwendungen in Digitalen Akten und Prozessen und zeigen dadurch mögliche Anhäufungen von Dubletten auf.  

Für eine umfassende Analyse Ihrer digitalen Akten bieten wir auch unser Beratungspaket Digital Case Transition an. 

Schritt 4: Moderne Usability mit dem SAP Attachment Service für Ihre Fiori Apps 

In einem weiteren Schritt betrachten wir die Einsatzmöglichkeiten des SAP Attachment Service. Ein Service, der die Verwaltung von Business Dokumenten über Fiori Apps sicherstellt. Auch hier beantworten wir Ihnen folgende Fragen: 

  • In welchen ihrer Apps kommt der Service bereits zum Einsatz?
  • Für welche Apps ist die Aktivierung des Attachment Service für Ihre Prozesse sinnvoll?
  • Welches Storage Repository ist in Ihrem System konfiguriert?

Zur Optimierung der Compliance und der Usability werden auch Berechtigungsaspekte und ein mögliches Draft Handling diskutiert. 

Schritt 5: Ihre Road Map für eine erfolgreiche S/4HANA Transition 

Anhand der zuvor durchgeführten Analysen erstellen wir Ihne individuelle Road Map, für eine optimale Verwendung Ihrer Dokumente in S/4HANA. Zusätzlich erhalten Sie eine klare Handlungsempfehlungen, wie sie mit wenigen Mitteln sichtbare Erfolge erzielen können.  

Für Ihre Umstellung auf S/4HANA skizzieren wir Ihnen auch die unterschiedlichen Möglichkeiten der Migration oder Archivierung Ihrer Geschäftsdokumente.  

Alles was Sie für die Analyse tun müssen

  • Einen Zugang zu Ihrem System zur Verfügung stellen
  • Das Analysetool CLC PADD® GOS+ in Ihr System einspielen

Wir beraten Sie gerne!

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