zentral im SAP
Onboarding neuer Mitarbeiter zentral im SAP steuern
Finden Unternehmen für ausgeschriebene Stellen passendes Personal, kommen neben der Vertragserstellung auch andere notwendige organisatorische Aufgaben zum Tragen. Damit die Einstellung und Integration neuer Mitarbeiter ohne komplexe Hürden funktioniert, bietet sich die Abbildung des gesamten Onboarding-Prozesses im SAP an.
Während des Onboarding-Prozesses fallen in der Regel einige Aufgaben an, die für den neuen Mitarbeiter Voraussetzungen für seine Arbeit darstellen. Neben der Benutzeranlage in verschiedenen Systemen ist auch die Vergabe diverser Berechtigungen ein immer wiederkehrendes Thema. Werden diese Aufgaben manuell und nicht systemseitig durchgeführt, leidet nicht nur die Übersichtlichkeit, auch der Ressourcenaufwand ist hoch.
Vielzahl an Vorteilen
Onboarding zentral im SAP steuern
Mit einem zentral im SAP integrierten Tool wird diese Aufgabe systematisiert und bietet daher eine Vielzahl an Vorteilen. Ebenfalls wird ein stetig aktueller Überblick über den Status des Onboardings ermöglicht und durch die Aufgabenautomatisierung eine Erleichterung des Arbeitsaufwandes sichergestellt.
Aktivitäten-Cockpit
Onboarding-Aktivitäten werden im Aktivitäten-Cockpit aufgelistet. Hier kann der Stand der Aktivität eingesehen sowie die Aufgabe per Mail dem entsprechenden Bearbeiter zugewiesen werden.
Übersichtliche Strukturierung der Aufgaben im Aktivitäten-Cockpit
In einem von der CLC xinteg durchgeführten Projekt konnte der Onboarding-Aufwand bei einem weltweit agierenden Kunden deutlich minimiert werden. Neben einer Strukturierung der Aufgaben für das Onboarding nach zuständigen Abteilungen wurde ebenfalls ein verlässliches SAP Add-on – das CLC-PADD® – implementiert, welches bei der Bearbeitung sämtlicher Onboarding-Aufgaben unterstützt. Da die Aufgaben des Onboarding-Prozess vor Projektbeginn vollständig manuell außerhalb SAP verwaltet worden, stellt der SAP-integrierte Prozess u. a. folgende Verbesserungen dar:
Die verschiedenen Onboarding-Aktivitäten werden zukünftig im Aktivitäten-Cockpit aufgelistet. So werden Informationen über den aktuellen Bearbeitungsstand auf den ersten Blick ersichtlich und die Aufgabe lässt sich direkt per Mail an den zuständigen Bearbeiter senden.
Relevante Onboarding-Aufgaben können im Customizing zudem zu jedem Fachbereich hinterlegt werden. So werden diese automatisch im Onboarding-Vorgang in Abhängigkeit vom ausgewählten Fachbereich geladen.
Im Berechtigungscockpit wird außerdem angezeigt, wenn die Zuweisung von Berechtigungen im SAP notwendig wird. Selbst die Vergabe von speziellen Berechtigungsrollen wird hierbei automatisiert möglich. Die Berechtigungsrollen können bei Bedarf zentral im Customizing hinterlegt und gepflegt werden.
Die Vorteile, von denen ein Unternehmen aus der Onboarding-Abbildung im SAP profitiert, sind dabei klar: Neben einer Automatisierung des Onboarding-Prozesses werden die zugehörigen Aufgaben klar strukturiert, die Bearbeitung dieser wird optimal unterstützt und auch der Überblick über den aktuellen Onboarding-Status geht nicht verloren. „Eine schmale und schnell zu implementierende Anwendung, die sich je nach Anforderung auch als moderne und anwenderfreundliche Fiori-App abbilden lässt“, so Max Tschitschkow, Projektleiter bei der CLC xinteg.
Customizing
Die relevanten Onboarding-Aktivitäten können im Customizing zu jedem Fachbereich hinterlegt und automatisch beim Onboarding-Vorgang in Abhängigkeit von ausgewähltem Fachbereich, geladen werden.
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