SAP-Rechtsakte

Energiekonzern managt Rechtsangelegenheiten mit SAP-integrierter Rechtsakte

Die Mainzer Stadtwerke (MSW) managen mit dem SAP Add-on CLC-PADD® Legal+ ihre vollständigen rechtsrelevanten In­for­mationen und Dokumente in einer SAP Rechtsakte – dies alles mittels modernster Apps, basierend auf dem SAP Fiori Standard. Zuvor wurde eine Datenbanklösung genutzt, die eine 

unzu­reichende Usability und nur ein Bruchteil der benötigten und gewünschten Funktionalitäten bot. Die Verantwortlichen der MSW haben sich für die Neuausrichtung bewusst für eine flexibel anpassbare, SAP-integrierte Lösung der CLC xinteg GmbH entschieden.

SAP-Integration bietet klare Vorteile

Eine klassische Rechtssoftware kann oft nur bedingt an den eigenen Bedarf angepasst wer­den, und Nutzer müssen sich dabei häufig mit Standardfunktionalitäten zufriedengeben. CLC-PADD® bietet deutlich mehr Möglichkeiten, die in­di­viduellen Anforderungen und Sonder­wünsche zu realisieren, ohne dabei auf stan­dar­disierte Funktionen und Module wie Wiedervorlagen, Überwachung von Vertragslaufzeiten, Verwaltung von beteiligten Instanzen etc. verzichten zu müssen. Die nahtlose SAP-Integration bietet zudem den Vorteil einer direkten Anbindung an andere Unternehmensprozesse und Stamm­daten. Und auch die vorhandene SAP-Infrastruktur (Archivierung, Sicherheit, Supportmöglichkeiten etc.), kann genutzt werden, was den Vorteil deutlich kleinerer Aufwände innerhalb der IT zur Folge hat.

„Es handelt sich eben nicht um eine fest vor­gegebene Standardlösung von der Stange, sondern um ein Add-on, das jederzeit nach eigenen Anforderungen angepasst werden kann – aber nicht muss“, so Jonas Niedrig, Projekt­leiter bei CLC xinteg. Das SAP Add-on CLC-PADD® Legal+ bietet maximale Flexibilität: einerseits durch bedarfsgesteuerte Implementierung wei­terer Funktionalitäten, andererseits können die Anpassungswünsche der Fachbereiche schnell und mit wenig Aufwand realisiert werden.

Aber auch auf der Empfängerseite des Formulars besteht bei der Verarbeitung ein Risiko für die Datenqualität. Elektronische Verfahren vereinfachen solch einen Prozess erheblich, weil auf diesem Weg zum einen gesteuert werden kann, welche Daten der Antragserfasser überhaupt zwangsläufig ausfüllen muss. So bekommt dieser nur die

Felder im Formular angezeigt, die wirklich notwendig sind. Und auf der anderen Seite hat der Empfänger die Unterstützung, die Daten nicht erst ins System bringen zu müssen, sondern gleich mit ihnen weiterarbeiten zu können – eine enorme Zeit- und somit Kostenersparnis. Auch Rückfragen zu klären kann bei der Antragsbearbeitung lange Wartezeiten bedeuten, die den gesamten Prozess ins Stocken bringen. Die Produktivität der Antragsbearbeitung könnte durch die Hilfe elektronischer Verfahren um bis zu 40 Prozent gesteigert werden.

Aus der Praxis: Partnervortrag – Innovative Lösung zur Umstellung auf App-basierte Prozesse

Praxiserprobte Implementierung über „Agiles Prototyping“

Bereits wenige Wochen nach Projektstart konnte das Team aus IT-Verantwortlichen der MSW und CLC-Beratern für die Rechtsabteilung eine erste Anwendung bereitstellen, welche weitreichende Funktionalitäten beinhaltete. So war es den Anwendern bereits in einem frühen Stadium möglich, bestehende Anforderungen direkt anhand der neuen Rechtsakte praxisnah zu verifizieren und bei Bedarf noch einfach und komfortabel zu justieren.

Mit dieser in der CLC-Praxis erprobten Vorgehensweise ging es dann mit wenigen Iterationen voran bis zur finalen produktiven Anwendung.

In der Rechtsabteilung rund um die Refe­ratsleiterin Frau Ludes, haben sich die Fachkollegen engagiert und jeden Stand der neuen Rechtsakte aktiv mitgestaltet und mitentschieden. „Das sieht man auch eindeutig am End­ergebnis und an der Akzeptanz der neuen Lösung“, so Stephan Muth, Referent Enterprise Content Management und verantwortlich für die Bereitstellung der Rechtsakte bei den Mainzer Stadtwerken.

Aber auch auf der Empfängerseite des Formulars besteht bei der Verarbeitung ein Risiko für die Datenqualität. Elektronische Verfahren vereinfachen solch einen Prozess erheblich, weil auf diesem Weg zum einen gesteuert werden kann, welche Daten der Antragserfasser überhaupt zwangsläufig ausfüllen muss. So bekommt dieser nur die Felder im Formular angezeigt, die wirklich notwendig sind. Und auf der anderen Seite hat der Empfänger die Unterstützung, die Daten nicht erst ins System bringen zu müssen, sondern gleich mit ihnen weiterarbeiten zu können – eine enorme Zeit- und somit Kostenersparnis. Auch Rückfragen zu klären kann bei der Antragsbearbeitung lange Wartezeiten bedeuten, die den gesamten Prozess ins Stocken bringen. Die Produktivität der Antragsbearbeitung könnte durch die Hilfe elektronischer Verfahren um bis zu 40 Prozent gesteigert werden.

„Eine rundherum zeitgemäße und flexible Lösung, die uns wirklich überzeugt und Spaß macht.“
Stephan Muth, Referent Enterprise Content Management und verantwortlich für die Bereitstellung der Rechtsakte bei den Mainzer Stadtwerken

Sinnvolle Funktionalitäten über eine moderne Weboberfläche

Letztendlich bietet die Rechtsakte nun alle Funktionalitäten, die der Fachbereich zum effektiven Arbeiten benötigt. Neben der modernen App-basierten Anwendung, die dem Nutzer die benötigte Übersicht bietet, wurde im Zuge des Projekts auch die Integration der SAP-Debitoren-Stammdaten realisiert, die bisher permanent händisch gepflegt werden mussten. Hier bietet die Anwendung die Möglichkeit der Auswahl und Neuanlage von Rechtsbeteiligten. Darüber hinaus wurden automatisierte Prozesse generiert, welche die verantwortlichen Ansprechpartner über Wiedervorlage- oder Einspruchsfristen per E-Mail informieren.

Die Anwender des Rechtsreferats profitieren von einer übersichtlichen Darstellung aller relevanten Informationen und Dokumente zu einer 

Rechtsangelegenheit. Dazu gehört neben der intuitiven Dokumentation aller am Rechtsfall Beteiligten wie Anwälte, Versicherung, Gesetz­licher Vertreter etc. auch die Möglichkeit, Termine zu pflegen oder innerhalb der Akte flexibel zu suchen. Eine dedizierte Berechtigungsprüfung wird durchgeführt, und ein durch den Fachbereich selbst definiertes Deckblatt zum Rechtsfall kann als PDF-Datei exportiert werden, welches übersichtlich die wichtigsten Informationen zusammenfasst.

„Eine rundherum zeitgemäße und flexible Lösung, die uns wirklich überzeugt und Spaß macht“, so Stephan Muth.

Weiterführende Informationen

Partnervortrag – Innovative Lösung zur Umstellung auf App-basierte Prozesse

Bewerberprozess webbasiert über SAP Cloud Platform dargestellt

Einfache Erstellung von Web-Business-Apps mit der CLC-PADD® S Suite+