Lösungen rund um den Purchase to Pay-Prozess

Purchase to Pay ist ein Begriff, der den Vorgang von der Beschaffung bis zur Bezahlung, inkl. aller Teilschritte, wie beispielweise der Bestellung, der Rechnungsstellung und dem Mahnwesen beschreibt. Die Abbildung eines digitalen Purchase to Pay-Prozesses führt zu einer nachhaltigen Kosteneinsparung in den Prozessen und einer enormen Effizienzsteigerung.

Dieser Prozess lässt sich problemlos zu großen Teilen bereits mit Standard-Mitteln innerhalb eines SAP-Systems digital abbilden. Und wenn Anforderungen über den klassischen Standard hinaus gehen, lassen sich diese über

SAP-Integrationen und -Entwicklungen als Individuallösung darstellen. Hier unterstützen die CLC-Experten bei den konkreten Anforderungslösungen, ob mit bestehenden „Hausmitteln“, Add-ons oder neuen Produkterweiterungen.

Die wichtigsten Fragen und Antworten zum Thema

1. Warum Unternehmen von der digitalen Abbildung des Purchase to Pay-Prozess profitieren?
Unternehmensstrukturen können mitunter sehr komplex und umfangreich sein, so auch die damit einhergehenden Prozesse. Dass alle prozessrelevanten Daten und Informationen allen Prozessbeteiligten zugänglich gemacht werden ist elementar wichtig. Beispielsweise haben Prozesse im Einkauf unmittelbare Auswirkungen auf das Working Capital Management im Unternehmen.

2. Welche Nachteile entstehen, wenn der Prozess nicht vollständig digital abgebildet wird?
Mangelnde Kontrolle bei Bestellprozessen, langes Warten auf Freigaben, die zu Mahngebühren oder den Verlust von Skonti führen sowie ein hoher Arbeits- und Zeitaufwand bei einer manuellen Bearbeitung. Zu den wirtschaftlichen Nachteilen sorgt ein unvollständiger digitaler Prozess zudem zu Frust und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern.

Vorteile eines digitalen Purchase to Pay-Prozesses auf einen Blick

Schnelle Durchlaufzeiten
Prozesse werden systemisch und nicht händisch geführt, das verringert die Laufzeiten des Gesamtprozesses. Somit werden stockende Prozesse vermieden und die Arbeitsbelastung sinkt.
Ganzheitliche Prozessabbildung
Eine vollständige Abbildung im führenden ERP-System ermöglicht eine ganzheitliche Darstellung von Geschäftsprozessen mit einem einhergehenden Effizienzgewinn und einer deutlichen Kosteneinsparung.
Vermeidung von Medienbrüchen
Der Medienbruch zwischen Beschaffungsantrag, Bestellung und Rechnung entfällt, dadurch sinkt der Zeit- und Personalaufwand und die Qualität des Datenaustauschs steigt.
Erreichen von Sonderkonditionen und Skonti
Durch den schnellen Prozess-Durchlauf können vorab ausgehandelte Vorteile wie Sonderkonditionen und Skonti genutzt werden.
Übersicht bei der Liquiditätsplanung
Durch eine optimale Verknüpfung von Beschaffung und Finanzen lassen sich Monats, Quartals- und Jahresabschlüssen in der Buchhaltung schneller aufstellen und abschließen. Zudem bietet eine Echtzeit-Transparents Vorteile bei der Liquiditätsplanung.

Lösungsbeispiele zu den Prozess-Schritten

Scanning / e-Rechnung

Digitale Erstellung, Freigabe und Versand von XRechnungen

Implementierung von passgenauen Apps, die auf die Bedürfnisse der Fachreferate zugeschnitten sind und darüber hinaus alle weiteren Prozesse der Rechnungsstellung integrieren; von der rechnerischen und sachlichen Zeichnung der Rechnung, über die automatisierte Erfassung der Forderungen im SAP FI/CO Modul, bis zur automatisierten Rechnungszustellung an den Kunden.

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Zentrale Beschaffung

Standardisierung und Digitalisierung von Beschaffungsprozessen

Eine Lösung die für eine Transparenz aller Prozessschritte sorgt, und das vom Bedarf über die Lieferantenauswahl, der Anfrage zur Angebotserstellung bis hin zur Vergabe/Auftragserteilung. Was eine Reduktion der Prozessdurchlaufzeiten um 50% mit sich bringt und zudem die Einhaltung der Complicance – Anforderungen durch lückenlose Dokumentation der Vergabeprozesse – gewährleistet.

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Effiziente Werkzeugverwaltung in der Fertigung

Eine im SAP integrierte Werkzeugdatenbank ermöglicht eine Auswertung des Werkzeugbestands, der Reparaturübersicht und der Einsatzübersicht. Und bietet zusätzlich eine solide Grundlage für die Erstellung von Kalkulationen und Kostenplänen.

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